電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法でデータ保存が可能

　　1998年に成立した電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿類や証憑類の全部、または一部を電子データで保存することを認めた法律になります。

　会計帳簿や決算書といった書類は、今までは紙での保存が基本でした。そのため、電子データになっている文書をわざわざ印刷して、保存することを義務付ける企業もありました。電子帳簿保存法は、こうした手間の削減による業務の効率化、書類を管理する人の負担の軽減、保存や保管場所の確保、紙や印刷にかかるコストの削減などを目的として定められたものです。

　成立当初は、導入に消極的な企業がほとんどでしたが、適用要件が緩和され、近年はかなり導入が進んでいます。

電子帳簿保存法での保存方法

　2005年3月の改正で、紙の書類をスキャンして保存したものも認められるようになりました。これにより、国税関係帳簿書類を電子データで保存する方法は、以下の通りとなります。

• 電磁的記録による保存

  各種書類をパソコンで作成し、印刷することなくサーバーやDVD、CDなどに保存する。

• COMによる保存

  各種書類をパソコンで作成し、COMによって保存する。
  ※COMとは、電子計算機出力マイクロフィルムという用語で定義されております。

• スキャナによる保存

  紙の書類をスキャンデータに変換して保存する。
  スキャナ保存には電子署名が必要で、コピー機などのスキャナ機能を使って取り込んだもののみがスキャナによる保存の対象として認められていました。その後2016年、2018年の改正で緩和され、現在は電子署名が不要、スマートフォンなどで撮影したデータも保存可能となっています。

電子保存ができる書類とできない書類とは

電子保存ができる書類

帳簿	売上・仕入帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、現金出納帳、経費帳、仕分け帳、固定資産帳、等々
決算関係	賃借対照表、損益計算書、棚卸し、その他決算に関係する書類
その他証憑類	契約書、見積書、請求書、納品書、注文書、申込書、領収書、レシート、等々

電子保存ができない書類

スキャナ保存ができる書類とできない書類とは

可能な書類	契約書、見積書、請求書、納品書、領収書、レシート
不可な書類	仕分表等の帳簿、賃借対照表や損益計算書等の決算関係書類

電子帳簿保存法の記録要件

　クラウド上で「電子データ」による請求書等を受領する場合には、データが改ざんされていないことを第三者機関（JIIMA）が認証をしているクラウド事業者のサービスを経由すること。

　または請求書をPDF等「電子データ」により受領する場合はその発行者側がタイムスタンプを付していること（それがない場合は受領者側でタイムスタンプを付す）等。

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